Functieomschrijving

Voor onze klant zijn we op zoek naar een procurment support die verantwoordelijk is voor het voorbereiden, organiseren en verzekeren van de administratieve ondersteuning van de verschillende fases van het aankoopproces binnen de wetgeving op overheidsopdrachten met als doel ertoe bij te dragen dat het aankoopproces volgens de efficiëntst mogelijke manier en volgens de daartoe geldende regelgeving en interne afspraken verloopt.
 
Specifiek takenpakket:

• Ondersteuning bieden bij de voorbereiding van aankoopdossiers door de opzoeking en verzameling van informatie en data alsook voorbereiden van de bestekken op basis van de goedgekeurde aankoopstrategie, steeds in afstemming met de buyer.
• Publiceren van de openbare aanbestedingen via de daartoe voorziene kanalen en volgens de geldende richtlijnen en wetgeving.
• Openen van de ontvangen offertedossiers en indien van toepassing opvragen van de nodige attesten van de inschrijvers via de daartoe voorziene kanalen.
• Uitvoeren van de eerste screening van de ontvangen offertedossiers (nagaan of de bepaalde uitsluitings-en selectiecriteria van toepassing zijn, controleren van de vormvereisten obv de gekozen procedure,…) en bespreken/laten valideren van  de resultaten van de screening door de buyer.
• Opvragen van eventueel ontbrekende informatie of documenten aan de inschrijvers en voorbereiden  van de prijsvergelijking tussen de verschillende inschrijvers, inclusief het uitvoeren van een eerste prijsnazicht.
• Opmaken, versturen en opvolgen van de nodige correspondentie met de inschrijvers (vraag tot bijkomende informatie of documentatie, prijstoelichting of –verantwoording, Voorbereiden Verslag nazicht offertes/kandidaturen, gunnings-en sluitingsbrieven…).  Dit steeds ter validatie van de betrokken buyer.
• Organiseren en verzekeren van de administratieve en organisatorische aspecten verbonden aan de aankoopdossiers en contracten (inplanning interne vergaderingen, documentmanagement, contractopvolging, contractdata voorbereiding voor ERP).